議事録作成の効率化
会議は1時間、議事録作成も1時間。同じだけ時間がかかる。なんて事ありませんか？建コンちゃんの場合は、下手すると会議の倍かかることもありました。
原因は、①会議の内容が分からない ②発言がバラバラでまとめるのが大変 ③会議から時間が経って記憶が曖昧に・・・ だったのではないかと考えています。
今回は、この3点に着目して「議事録作成の効率化」について説明します。
その前に、議事録の基本的な書き方は、「議事録の書き方」で説明しているので、参考にして下さい。最終形態が分かっていた方がより効果的だと思います。
会議の内容が分からない
✔️事前
開催者や議事次第で内容を事前に把握しておきましょう。
✔️会議中
分からない事は、その場で聞き直しましょう。 「○○という事で良いですか？」みたいな感じです。
✔️会議後
会議中の質問が難しい場合は、ひとまずメモして後で聞くと良いでしょう。
発言がバラバラでまとめるのが大変
✔️事前
会議開催日時や場所の連絡と同時に、議事次第や決めたい事など会議のゴール設定も連絡しておきましょう。
もしくは、会議開催者に流れを確認しておきましょう。
✔️会議中
思いつきをバラバラと口にする人がいたり、発信中に発言を被せてくる人もいます。発言の重要度などが分からず、地味に、まとめの際に頭を悩ませることになります。 このような場合、事前連絡した議事次第に合わせて「その話題は次です。」など、発言のコントロールをしましょう。あなたが、その立場に無い場合は、「今の発言はこの後の話題って事で良いですか？」など質問の体で流れを戻すと良いでしょう。
✔️会議後
バラバラの発言もとにかく一旦メモしましょう。後で議事次第に合わせて順番を入れ替えたり、同じ内容の発言にまとめれば、議事録を見返す際にも分かり易くなるので良いです。
会議から時間が経つと記憶が曖昧に
1日経つとほぼ忘れてしまったり、思い出すのに時間かかってしまいます。とにかく素早く議事録様式に仕上げましょう。
✔️会議中
PCやスマホなどでメモをとりましょう。
筆記はなるべく避けたほうが良いです。
スマホNGな場合もあるので、PCやタブレットなど、コソコソ感が出ない方法を取りましょう。
✔️会議後
会議後は、素早く議事録様式に整理し、その際、分からない内容や、自信のない箇所はマーキングしておきましょう。
議事録送付時に、参加者に不明箇所について質問し確認しましょう。そこで返信無ければ、「返信ないようなので、この内容で議事録保管いたします。」と伝えましょう。
留意点
5人以上かつ1時間以上になると発言者の記録と記憶が大変なので録音や録画が有効です。もちろん参加者の合意は取って下さい。会議参加者が面識が無い場合は録画の方が良いです。 とはいえ、録音、録画は、聞き返したり文字起こしに手間がかかるので、なるべくPCメモを主体にして、音声データなどは補完としての利用が良いです。 また、行政発注業務の委員会運営などは別。速記者への依頼など専門家に依頼必要な場合がります。
まとめ
一番のポイントは「会議の内容と流れを理解する」なので、自分が開催者の場合は会議前に必ず疑似次第と会議のゴール設定を連絡すること。開催者で無い場合は開催者へ事前確認することです。
いかがでしょうか。議事録作成は、仕事の内容理解を深める事に繋がります。また、会議のファシリテーションにも繋がるスキルです。たかがと侮らず、経験年数少ないうちは、積極的に対応してみて下さい。
そのうち、音声認識ソフトの比較レポートも上げたいなと思います。 それでは。
